این فرم برای اخذ سفارش از مشتری و ارسال آن به واحد انبار، جهت تحویل یا ارسال کالا برای مشتری و سپس به واحد مالی جهت صدور صورتحساب کاربرد دارد.

فروشنده ضمن دریافت سفارش کالا از مشتری باید کیفیت، لیست قیمت، نام انبار و مقدار درخواستی مشتری را ثبت می کند.

سیستم موجودی و سفارشات باز هر کالا (سفارشاتی که ثبت شده ولی هنوز تحویل نشده است) را محاسبه می کند و از تفاضل این دو، مقدار قابل فروش را نمایش می دهد.(مقدار قابل فروش ممکن است به پارامترهای دیگری نیز وابسطه باشد)

بر اساس سیاست های شرکت و مقدار قابل فروش ممکن است میزان کالای مورد تقاضای مشتری، قابل عرضه نباشد، در این صورت مقدار مورد نظر فروشنده در ستون مقدار فروش ثبت می شود. همچنین ممکن است بدلیل محدودیت های بسته بندی مقدار فروشنده از مقدار درخواستی مشتری بیشتر باشد که در این حالت نیز مقدار مورد نظر در ستون مقدار فروش ثبت می شود.

در صورتی که مقدار مورد نظر فروشنده و مشتری یکسان باشد می توان ستون مقدار فروش را خالی گذاشت.

پس از ثبت این اطلاعات با توجه به اینکه فی کالا از لیست قیمت انتخاب شده فراخوانی می شود قیمت نهایی و مقدار نهایی معین می گردد. فروشنده می تواند فی کالا را در محدوده مجاز که به عنوان حداقل و حداکثر قیمت در لیست تعریف شده، تغییر دهد. فی فراخوانی شده از لیست قیمت بصورت جداگانه از فی وارد شده از فروشنده ذخیره می گردد تا در گزارشات بتوان تغییرات اعمال شده توسط فروشنده را نظارت کرد.

پس از عبور از سطر جاری این سطر به سفارشات باز اضافه می گردد و در صورتی که فروشنده های دیگر در حال فروش کالای مشابه باشند محدودیت میزان باقی مانده کالا به آنان اعلام می شود.

پس از تکمیل سفارش و تایید مشتری، فروشنده این سفارش را به کارتابل مدیر فروش ارسال می کند. مدیر فروش پس از دریافت سفارش در کارتابل خود در ستون مقدار مدیر فروش می تواند مقدار را تغییر و یا به کمک ستون اصلاح فی، نسبت به تغییر فی اقدام نماید. (بدیهی است انجام این تغییرات ممکن است نیاز به اخذ تایید مشتری داشته باشد) نهایتا مدیر فروش این فرم را به واحد مالی (در صورتی که نیاز باشد، بدهی و اعتبار مشتری توسط واحد مالی کنترل گردد پس از تایید اعتبار سفارش را به انبار ارسال می کند) یا انبار ارسال می کند.

چرخه تحویل سفارش توسط واحد انبار در فرم مورد نظر توضیح داده خواهد شد.

نوار ابزار در بالاترين قسمت اين پنجره تعبيه شده و شامل كليدهايي با عنوان زير مي‌باشد.

خروج از پنجره: اين كليد جهت خروج از پنجره سفارش مي باشد.

راهنما: اين كليد جهت نمایش راهنمای استفاده از پنجره سفارش مي باشد.

انصراف از تغييرات: اين كليد به معناي انصراف از تغييرات مي‌باشد. لازم به ذكر است كه انصراف از تغييرات بايد قبل از ثبت سفارش انجام شود كه در غير اين صورت سفارش به آخرين وضعيت قبلي برگردانده مي‌شود.

پیش نمایش : با استفاده از اين كليد ميتوان فرم چاپي را جهت چاپ از سفارش انتخاب نمود.

ثبت تغييرات: اين كليد براي ثبت تغييرات و يا سفارش جديد به كار مي‌رود. لازم به ذكر است اين كليد هنگامي فعال مي‌شود كه حداقل اطلاعات لازم در پنجره سفارش درج شده باشد.

آخرين سفارش: با استفاده از اين كليد نيز مي‌توان اطلاعات مربوط به آخرين سفارش ثبت شده در سيستم را مشاهده نمود.

سفارش بعدي: استفاده از اين كليد اطلاعات مربوط به سفارش‌هاي بعدي را نمايش ميدهد.

سفارش قبلي: اين كليد براي ديدن اطلاعات مربوط به سفارش‌هاي قبلي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

اولين سفارش: با استفاده از اين كليد مي‌توان اطلاعات مربوط به اولين سفارش ثبت شده در سيستم را مشاهد نمود.

ايجاد سفارش جديد: اين كليد به منظور ايجاد سفارش جديد مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

گردش سند : این کلید به منظور نمایش مراحل گردش سفارش می باشد.

پذیرش سند: با استفاده از این کلید فرد ثبت کننده سفارش، سفارش فروش را برای دیگر اشخاص غیر قابل تغییر می کند .

هر سفارش داراي تاريخي است كه بيانگر تاريخ ايجاد سفارش كالا بوده و مي بايست آن را در زمان ثبت سفارش وارد نمود. درج اين تاريخ الزامي بوده و بدون آن اجازه ثبت، صادر نخواهد شد.

در صورتی که سفارش در روزی به غیر از روز جاری باشد، سفارش بعد از ثبت به ترتیب تاریخ مرتب خواهد شد.

شاخص بطور اتوماتيك و بصورت منحصر به فرد، توسط سيستم به هر سفارش اختصاص يافته و در تمامي سالهاي مالي يكتا خواهد بود. اين شماره به محض تکمیل قسمت اطلاعات شناسایی، ايجاد شده و حتي با حذف و يا اعمال ساير تغييرات بر روي آن، تغيير نخواهد يافت.

در صورت وجود سفارش هاي دستي كه قبلا" صادر شده اند، ميتوان شماره اين اسناد را در حوزه "شماره دستي" درج و بدينوسيله ارتباط ميان اسناد دستي و اسناد كامپيوتري را حفظ نمود. در صورت لزوم از اين حوزه ميتوان براي درج هر شماره مرتبط ديگري با سفارش، استفاده کرد.
لازم به ذكر است كه درج شماره دستي الزامي نبوده و ميتوان آن را خالي گذاشت.

در اين حوزه نام شخص خریدار را می بایست وارد کرد و به محض ورود به اين ستون، ليستي از اشخاص موجود نمايش داده می شود که می توان با و ميتوان با كليد "Enter" آن را انتخاب نمود.

از حوزه عنوان ميتوان براي درج عنوان يا نام دلخواه براي سفارش استفاده كرد.

مهمترين قسمت يك درخواست، جدولي به نام "جدول جزئيات درخواست" مي باشد كه در نیمه پایین فرم واقع شده و مشخصات اقلام درخواست شده در آن ثبت مي شود.

حوزه هاي پيش فرض مندرج در اين جدول شامل اطلاعات زير ميباشد:

به منظور درج سفارش فروش در ابتدا می بایست عنوان انبار مذكور را از ليست مربوط به آن انتخاب نمود.

در اين حوزه، كد كالاي مورد نظر درج ميگردد. به محض ورود به اين ستون، ليستي از كد كالاهاي موجود نمايش داده می شود و مي توان با كليد "Enter" آن را انتخاب نمود.

با انتخاب کد کالا، نام آن در ستون "نام کالا" بطور اتوماتیک نمایش داده می شود.

به محض ورود به اين ستون، ليستي از كالاهاي موجود نمايش داده می شود و ميتوان با كليد "Enter" آن را انتخاب نمود.

با انتخاب نام كالا، کد آن در ستون "کد كالا" بطور اتوماتيك نمايش داده می شود.

به منظور انتخاب فی مربوط به مشتری و یا کالا، می بایست عنوان لیست قیمت را از لیست مربوط به آن انتخاب نمود.

عدد نمایش داده شده در این حوزه بیانگر تعداد روز معرفی شده در هنگام ثبت لیست قیمت بوده و به صورت اتوماتیک نمایش داده می شود.

با توجه به نوع لیست قیمت انتخاب شده، مقدار این حوزه به صورت اتوماتیک نمایش داده می شود.

موجودی کالای درخواستی در انبار انتخاب شده در این حوزه و به صورت اتوماتیک نمایش داده می شود.

این عدد بیانگر مقدار قابل فروش توسط کاربر (فروشنده) می باشد و بصورت اتوماتیک نشان داده می شود.

مقدار اولیه درخواستی که توسط مشتری اعلام می گردد.

مقداری که فروشنده با توجه به موجودی قابل فروش و توافق با مشتری در صورت عدم یکسان بودن با مقدار درخواستی، در این حوزه ثبت می کند.

در صورت نیاز به تغییر مقدار توسط مدیر فروش، مقدار جدید در این حوزه ثبت می شود.

آخرین مقدار وارد شده در حوزه های مقدار درخواستی، مقدار فروش و مقدار مدیر فروش به عنوان مقدار نهایی در نظر گرفته می شود. كه واحد انبار طبق مقدار مندرج در اين حوزه اقدام به تحويل كالا مي نمايد.

حاصلضرب فی لیست قیمت در مقدار نهایی را در این حوزه وارد و بصورت اتوماتیک نشان داده می شود.

تعداد روز اضافه یا کم شده به زمان تسویه، توسط فروشنده در این حوزه ثبت می گردد.

در صورت نیاز به تغییر زمان تسویه توسط مدیر فروش، تعداد روز اضافه یا کم شده در این حوزه ثبت می شود.

با در نظر گرفتن تعداد روز اضافه و یا کم شده در حوزه های اصلاح زمان تسویه 1 و اصلاح زمان تسویه 2، به تعداد روز زمان تسویه، زمان تسویه نهایی محاسبه و ثبت می شود.

این حوزه توسط فروشنده قابل تغییر بوده و می توان به دو روش مبلغ جدید را وارد کرد

1. ثبت مقدار اضافه یا کم شده از حوزه مبلغ به صورت دستی (عدد مثبت یا منفی)

2. ثبت به صورت درصدی (مثبت و یا منفی)

بطور مثال: "12%" و یا "-6%"

این حوزه در اختیار مدیر فروش بوده و نحوه عملکرد آن شبیه اصلاح قیمت 1 می باشد.

حاصل جمع آخرین اصلاح قیمت 1، اصلاح قیمت 2 (درصورت وجود) و مبلغ در این حوزه وارد می شود و به صورت اتوماتیک نمایش داده خواهد شد.

درصد نشان داده شده در این حوزه به صورت اتوماتیک و با توجه به مقدار وارد شده در هنگام تعریف لیست قیمت، نمایش داده می شود.

مبلغ اصلاح شده با احتساب درصد ارزش افزوره معرفی شده برای آن کالا در این حوزه نمایش داده می شود.