مفهوم رایج اتوماسیون
آن‌چه که به عنوان نرم‌افزار اتوماسیون (یا اتوماسیون اداری) شناخته می‌شود در واقع یک سیستم گردش نامه و مستندات می‌باشد که این گردش می‌تواند بین افراد داخل یا خارج از شرکت انجام گیرد.
به عبارت دیگر، اتوماسیون به ترکیبی از بایگانی، ایمیل و دبیرخانه اطلاق می‌شود، بنابراین می‌توان گفت نقش اتوماسیون بیشتر ارسال نامه، درخواست و گردش آن بین افراد مختلف، بدون استفاده از کاغذ می‌باشد.
اتوماسیون فرایند محور
اتوماسیون‌های رایج (غیر فرایند محور) همان‌گونه که در پاراگراف قبلی ذکر شد بسته‌ای نرم‌افزاری هستند که یک روش سریع و ساده گردش نامه و مستندات را در داخل یک شرکت پیاده سازی می‌کنند و استفاده کنندگان به ناچار سعی می‌کنند فرایندهای داخل سازمان را تغییر دهند تا بتوانند از امکانات آن بسته نرم‌افزاری استفاده نمایند و طبیعتاً این موضوع (تغییر فرایند) در مورد همه امکان پذیر نمی‌باشد.
بنابراین اتوماسیون‌های ذکر شده بخش‌هایی از فرایند سازمان از جمله ارسال درخواست، دستور و نامه را تسهیل می‌کنند اما در واقع عمل اتوماسیون انجام نمی‌گیرد.
مثالی از اتوماسیون در یک شرکت تولیدی
از آن‌جا که در اغلب شرکت‌های تولیدی، انبار و فرایندهای مرتبط با آن، قلب سیستم را تشکیل می‌دهند مثال خود را در این حوزه ارائه می‌نماییم.
در اتوماسیون با توجه به نیاز سازمان می‌توانیم مشخص نماییم فرایند از کجا آغاز و به کجا ختم گردد. جهت طراحی اتوماسیون باید کل فرایندهای شرکت مورد بررسی قرار گیرند، ولی معمولاً در شرکت‌های تولیدی، فرایند از سفارش آغاز می‌گردد.
تیراژ
سفارش‌هایی هستند که مکرراً ثبت و تولید می‌شوند و جز تولیدات ثابت شرکت می‌باشند. چنین سفارش‌هایی همواره بدون تغییر و مشابه قبل می‌باشند از این رو محصول تولید شده دارای درخت محصول قطعی می‌باشد.
سفارشی
سفارش‌هایی هستند که جز تولیدات ثابت شرکت نیستند و بنا به درخواست مشتری، شرکت اقدام به تولید آن‌ها می‌نماید. در محصولات سفارشی، مواد مورد استفاده هر بار دستخوش تغییر می‌گردد.
طراحی اتوماسیون این دو نوع تولید، کاملاً متفاوت خواهد بود.
مسیر زیر، فرایند اصلی در شرکت‌های تولیدی می‌باشد.
طراحی اتوماسیون به طور خاص برای هر مشتری
شاید بسیاری از این عملیات به طور کلی در شرکت‌های تولیدی دیگر نیز وجود داشته باشند اما مواردی از جمله تنوع مواد، تنوع تولید، متفاوت بودن نحوه سفارش‌گیری و… در طراحی فرایندها و نحوه اجرا اتوماسیون تأثیر می‌گذارند. از این رو شرکت بکرپردازن با توجه به فرایند و شرایط خاص هر شرکتی اقدام به طراحی و پیاده سازی اتوماسیون متناسب با آن می‌نماید.
برخی از محاسن اتوماسیون فرایند محور
۱- در این اتوماسیون اموری از جمله خرید مواد اولیه بیشتر از نیاز، امکان بروز خطا در شمارش موجودی مواد اولیه و کالاهای ساخته شده، سرقت از انبارها، احتمال فراموش کردن صدور رسید و حواله انبار و مواردی از این قبیل کاهش می‌یابد و حتی کوچک‌ترین رویدادها نیز در سیستم ثبت می‌گردند.
۲- ارائه گزارش زمان سنجی دقیق برای ثبت به موقع سفارش خرید با در نظر گرفتن زمان انتظار خرید.
۳- محاسبه دقیق بهای تمام شده برای تک تک محصولات
۴-افزایش بازده تولید